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Notes pour les musÉes de l'Ontario sur l'internet

Note No 5 :
L'assurance d'un musée

Tous les musées, qu'ils soient déjà bien établis ou qu'ils n'en soient qu'aux premiers stades de leur création, doivent envisager de prendre une assurance. L'assurance protège le musée contre les risques financiers des dommages et des pertes. Comme c'est le cas pour tout autre achat important, pour prendre une assurance, il faut étudier la question, en discuter et faire des comparaisons, d'autant plus que l'assurance d'un musée est différente de celle d'autres institutions.

Qu'est-ce que l'assurance? En termes très simples, c'est la souscription par l'assuré (le musée) d'une forme de protection monétaire fournie par l'assureur (une compagnie d'assurances), au cas oú le musée subirait une perte ou un dommage quelconques. En échange de cette protection, le musée paie un certain droit (la prime) à la compagnie d'assurances. Le conseil d'administration du musée traite avec la compagnie d'assurances par un intermédiaire (l'agent ou le courtier d'assurances). En fait, l'assurance est un contrat entre le musée et sa compagnie d'assurances.

Qu'il soit grand ou petit, le musée doit avoir une certaine forme d'assurance en cas de dommages ou de perte. Aucun musée ne peut vraiment se permettre de payer le coût d'un procès, ou de remplacer les bâtiments, les collections ou les fournitures. Du fait que l'assurance revêt une telle importance pour le musée, un comité spécial doit être créé pour la gérer.

Types d'assurances

Il existe six catégories d'assurances que le musée peut envisager de contracter. Trois d'entre elles sont d'importance capitale. L'une a trait aux menaces faites à l'encontre de particuliers et de leurs biens, y compris l'assurance de la responsabilité civile et contre les dommages matériels, l'assurance de la responsabilité légale et, soit l'assurance contre les accidents du travail, soit l'assurance de la responsabilité patronale. La deuxième catégorie est l'assurance des objets d'art, qui assure la collection. La troisième catégorie assure la protection du bâtiment du musée et de son contenu (à l'exclusion des collections). Cette catégorie comprend l'assurance incendie et l'assurance incendie et garanties annexes. Il existe d'autres types d'assurance dont nous parlerons en détail plus loin. Le Comité d'assurance devra contracter celles qui sont appropriées dans chaque cas.

Le montant d'assurance que possède le musée peut varier suivant la garantie. Voici une liste de quatre options que le Comité pourrait choisir:

  1. Une assurance couvrant le coût total d'un dommage matériel ou d'un préjudice personnel.

  2. Une assurance destinée à ne couvrir qu'une partie du coût d'un dommage matériel ou d'un préjudice personnel. La prime d'une telle police serait inférieure à celle de la première option.

  3. Une assurance couvrant seulement les risques de catastrophe. Comme dans la plupart des sinistres, il ne s'agit pas d'un risque de catastrophe, les compagnies d'assurances pourraient également offrir ce genre de garantie moyennant une prime inférieure à celle de la première option.

  4. L'autoassurance. Au lieu de contracter une assurance commerciale, le musée met de côté l'argent qu'il utiliserait normalement pour payer les primes d'assurance. Cet argent pourra être utilisé pour couvrir les sinistres d'un montant peu élevé.

Gestion du risque

Qu'il possède de l'assurance ou non, le musée peut réduire les risques d'accidents. Ce processus de réduction du risque s'appelle la gestion du risque. Voici des mesures que le musée peut prendre pour réduire le risque et, éventuellement, pour réduire le montant des primes d'assurance.

  • installer des avertisseurs d'incendie, des avertisseurs de cambriolage, des avertisseurs de fumée et des extincteurs automatiques à eau
  • installer un éclairage extérieur d'une plus grande intensité
  • demander des inspections régulières de la police et des pompiers
  • s'assurer que les locaux du musée sont toujours propres et bien rangés

Le musée doit signaler tout nouveau risque à sa compagnie d'assurances. Voici quelques exemples d'une nouvelle utilisation ou d'un changement de situation concernant lesquels il faut faire un rapport écrit que l'on envoie à la compagnie:

  • risques d'incendie, par exemple l'utilisation régulière de Varsol et d'autres solvants
  • l'installation d'isolant en polystyrène (p. ex. le Styrofoam)
  • de nouveaux locaux situés à une autre adresse
  • les additions au bâtiment ou des modifications de son utilisation, quelles qu'elles soient, surtout si la nouvelle installation est celle d'un salon de thé ou d'une cuisine
  • des changements dans les processus ou les matériaux utilisés à l'atelier

Si le musée néglige de signaler les risques de ce genre à sa compagnie d'assurances, et si un risque non signalé se traduit par des dommages ou des pertes, la compagnie d'assurances peut refuser de rembourser les dommages pour la simple raison que le risque ne lui a pas été signalé.

Renseignez-vous auprès de plusieurs compagnies

Un musée peut économiser de l'argent en comparant les tarifs et les compagnies. Contrairement à ce qui se passe pour d'autres genres d'institutions, les pertes subies par un musée sont exceptionnellement faibles. Or, l'assurance commerciale est un domaine oú règne une vive concurrence.

Le Comité d'assurance devrait régulièrement examiner la politique du musée en matière d'assurance. Pour cet examen, on pourra communiquer avec d'autres institutions (surtout des musées) en vue de comparer les services offerts. Le Comité devrait aussi demander à plusieurs compagnies d'assurances quelle expérience elles ont dans l'assurance de musées. Après cela, le Comité pourra, en spécifiant les besoins du musée, demander des soumissions en vue de bénéficier des primes les moins élevées et de l'assurance la plus complète.

L'assurance coûte cher. De même que vous comparez les tarifs pour votre assurance automobile, vous devriez comparer les tarifs pour l'assurance d'un musée. Si une autre compagnie peut offrir l'assurance nécessaire à un tarif plus bas, changez de compagnie! Loin d'être un comportement peu éthique, c'est même cela qui contribue à maintenir le caractère concurrentiel de l'assurance. Et, pour le musée, cela se traduit par un meilleur service.

Nous avons mentionné plus haut six catégories d'assurances. Elles comprennent de l'assurance pour:

  1. les visiteurs du musée
  2. les employés du musée (rémunérés ou non)
  3. la collection
  4. le bâtiment du musée et son contenu (à l'exclusion des collections)
  5. les actes criminels
  6. les domaines divers

On trouvera ci-dessous une description de chaque type d'assurance qui relève de chaque catégorie.

1. L'ASSURANCE POUR LES VISITEURS DU MUSÉE: Responsabilité civile et dommages matériels

Une fois que le musée ouvre ses portes au public, il assume la responsabilité non seulement de la sécurité du public, mais aussi de la sécurité de leurs biens pendant qu'ils se trouvent dans les locaux du musée. Si un visiteur meurt, s'il est blessé ou si ses biens sont endommagés du fait de la négligence du personnel du musée, le conseil d'administration du musée peut en être tenu responsable. De bonnes méthodes d'entretien peuvent réduire les risques de dommages matériels et de préjudice personnel, mais ne peuvent les éliminer totalement. C'est pour cette raison que tout musée doit posséder une assurance de responsabilité civile et contre les dommages matériels. Heureusement, ce genre d'assurance est, en général, relativement peu coûteux.

2. ASSURANCE POUR LES EMPLOYÉS DU MUSÉE (rémunérés ou non)

Assurance contre les accidents du travail: Cette assurance ne couvre que le personnel rémunéré en cas de blessures ou de décès dus au milieu de travail. Cette assurance doit être considérée comme indispensable.

Responsabilité civile patronale: Cette assurance peut assurer non seulement le personnel rémunéré, mais aussi les bénévoles. Il s'agit essentiellement de la même assurance que celle contre les accidents du travail. L'assurance de la responsabilité civile patronale non seulement ne coûte pas cher, mais elle est indispensable si le musée fait appel à des bénévoles.

Assurance automobile: Le propriétaire d'un véhicule automobile est responsable de tous les dommages causés par ce véhicule s'il a consenti à son utilisation. Si le musée possède un véhicule automobile, il doit se protéger en contractant une assurance automobile commerciale. Si le musée ne possède pas de véhicule automobile, mais exige de ses employés qu'ils se servent de leur propre véhicule pour les affaires du musée, ces véhicules doivent être assurés, soit par le musée, soit par les employés. L'assurance automobile des non-propriétaires est habituellement offerte à un tarif raisonnable. Le montant minimal exigé est de 200 000 $, mais on devrait obtenir une assurance d'au moins 1 000 000 $, car, en cas d'accident, un procès pourrait coûter très cher.

Responsabilité légale: Les honoraires d'un avocat sont couverts par l'assurance de la responsabilité légale. Si quelqu'un présente une réclamation au musée, que celui-ci soit responsable ou non, il en résultera des frais considérables. C'est pour cette raison que l'assurance de la responsabilité légale est également recommandée.

3. ASSURANCE DE LA COLLECTION

La plupart des compagnies d'assurances exigent un inventaire détaillé des artefacts et de la valeur estimative de chacun d'eux. Les dossiers d'inscription du musée devraient fournir suffisamment de renseignements pour faire cet inventaire. Quant à l'estimation, on pourra demander à un conservateur, à un estimateur professionnel ou à un marchand d'antiquités de bonne réputation de la faire. Il est vivement recommandé de faire un rapport sur l'état de tout objet prêté, au moment oú il quitte le musée et/ou au moment oú il y arrive. Cela permet au personnel du musée de déterminer l'étendue des dommages ou de la perte et de posséder les preuves à l'appui en cas de réclamation.

Assurance expressément consentie -- objets d'art: Cette assurance s'applique à toute la collection du musée, et non seulement aux objets d'art. L'assurance expressément consentie -- objets d'art assure non seulement les artefacts qui se trouvent dans le musée, mais aussi ceux que celui-ci prête, depuis le moment oú ils quittent le musée jusqu'à celui oú ils y reviennent. C'est ce qu'on appelle l'assurance porte-à-porte. Une assurance expressément consentie -- objets d'art couvre les prêts sur une vaste région géographique, habituellement l'Amérique du Nord continentale.

Elle est très importante, car elle est habituellement classée sous la catégorie d'assurance «tous risques». Cela signifie littéralement que tous les risques sont assurés, à l'exception de ceux qui sont nommément exclus. L'autre possibilité, c'est l'assurance de «risques désignés», qui est plus restrictive, car elle se limite aux risques spécifiés dans la police. On recommande fortement l'assurance expressément consentie -- objets d'art dans la classification tous risques. Du fait que certains assureurs ne connaissent peut-être pas l'assurance expressément consentie -- objets d'art, le musée devra expliquer que ce type d'assurance a un rapport sinistre/primes peu élevé (c'est-à-dire que les montants payés par la compagnie d'assurances sont peu élevés). De ce fait, le musée devrait essayer d'obtenir la prime la moins élevée possible.

Assurance incendie et garanties annexes: En plus de l'assurance incendie, cette assurance comprend les tempêtes, les inondations, les fuites des extincteurs automatiques à eau, les explosions, etc. Comme tous les risques ne sont pas couverts, le comité devra examiner attentivement cette police pour s'assurer que rien d'important n'a été exclu.

4. ASSURANCE DU BÂTIMENT DU MUSÉE ET DE SON CONTENU (à l'exclusion des collections)

Cette catégorie d'assurance protège le(s) bâtiment(s) du musée et le contenu, y compris par exemple l'équipement, le mobilier, le stock de la boutique de cadeaux, les ateliers et les laboratoires. Il existe deux types d'assurances dans cette catégorie -- l'assurance incendie et l'assurance incendie et garanties annexes.

Assurance incendie: Cette assurance est fournie pour les dommages causés par un incendie, la fumée et l'eau. Comme il s'agit d'un type d'assurance limité, les primes sont peu élevées.

Assurance incendie et garanties annexes: Il s'agit d'une assurance contre l'incendie, la fumée et l'eau, les tempêtes, les inondations, les fuites des extincteurs automatiques à eau, les explosions, etc. Comme tous les risques ne sont pas couverts, le Comité devra examiner attentivement cette police pour s'assurer que rien d'important n'a été exclu.

5. ASSURANCE CONTRE LES ACTES CRIMINELS

Vol avec effraction: Il y a vol avec effraction s'il y a des preuves d'effraction. En cas de vol avec effraction, il faut immédiatement informer la police. Au cours de l'enquête, le musée doit pouvoir donner une description détaillée des articles volés. Si le musée possède une assurance contre le vol avec effraction, il doit connaître exactement la valeur des objets qu'il veut assurer. Pour la plupart des objets, c'est une chose que le personnel du musée peut faire. Quant aux objets d'une valeur exceptionnelle, la compagnie d'assurances peut exiger une estimation officielle faite par un évaluateur agréé. Lorsque les évaluations ou les estimations ont été faites, le musée saura exactement quel montant d'assurance il doit contracter, ce qui lui permettra d'économiser ses ressources.

Vol: Le vol se commet sans qu'il y ait effraction. Le vol est généralement beaucoup plus difficile à prouver que le vol avec effraction, car il est possible que les articles manquants n'aient pas été volés, mais égarés. Si l'on tient soigneusement les dossiers, ce qui est particulièrement important pendant que l'on déplace des objets, on peut faciliter le repérage des objets égarés ou volés. Du fait de son application plus vaste, l'assurance vol coûte plus cher que l'assurance contre le vol avec effraction.

Vandalisme: Il s'agit d'un autre acte criminel causant des dommages aux objets ou aux bâtiments. En plus des mesures de sécurité prises pour prévenir le vol avec effraction et le vol, un bon entretien est souvent une méthode efficace pour décourager le vandalisme. Un bâtiment propre, bien rangé et exempt de dommages risque moins d'attirer les vandales que s'il est déjà en mauvais état. Le Comité pourra malgré tout décider qu'il est souhaitable de posséder une assurance contre le vandalisme.

Assurance contre les détournements: Celle-ci protège le musée contre les actes de malhonnêteté de la part des employés du musée. Normalement, l'assurance contre les détournements ne coûte pas cher. Un de ses avantages, c'est qu'elle permet de vérifier les antécédents des employés potentiels en vue de découvrir d'éventuelles activités criminelles. Cette démarche peut s'avérer utile si le musée a une entrevue d'emploi avec un candidat qui n'est pas bien connu dans la communauté.

6. ASSURANCES DIVERSES

Avantages sociaux: Cette assurance sert à protéger la santé et le bien-être des employés. Elle peut être fournie aux membres du personnel rémunérés ou non, et elle offre des avantages sociaux comme les soins à l'hôpital, les régimes d'assurance de soins dentaires et de soins de la vue et l'assurance-vie. Une autre forme possible d'avantages sociaux pour les employés, c'est un régime de retraite pour le personnel salarié, qui viendra s'ajouter au Régime de pensions du Canada.

Glaces: Cette assurance peut être fournie s'il y a, dans le musée, de grandes plaques de verre ou des miroirs. Elle n'est habituellement applicable qu'à l'endommagement des grands miroirs et des grandes fenêtres.

Assurance contre le bris des machines: Si un musée possède un appareil sous pression comme une chaudière à vapeur ou un réservoir d'air comprimé, il peut contracter une assurance contre le bris des machines. Le musée est responsable des blessures ou des dommages causés par l'explosion d'un appareil. Si ces appareils sous pression sont inspectés régulièrement, cette forme d'assurance n'est peut-être pas nécessaire.

Risques divers («Inland Marine»): Cette assurance couvre normalement le matériel en cours de transport ou dans des entrepôts à l'extérieur du musée. Elle peut inclure l'assurance de la collection, mais ne couvre pas les objets prêtés à une autre institution pendant qu'ils se trouvent dans l'institution -- seulement pendant le transport de ceux-ci.

Assurance des transporteurs: Les artefacts, l'équipement et tout autre objet peuvent être assurés pendant le transport à l'extérieur du musée au moyen d'une assurance des transporteurs. Le musée paie un droit basé sur le poids des objets, qui peut être déterminé à un poste de pesage de camions. Si le musée possède des objets légers qui doivent être transportés par camion, l'assurance des transporteurs est probablement plus économique que l'assurance des risques divers, mais sa portée est limitée.

Résumé

Le conseil d'administration du musée a pour responsabilité de protéger non seulement la collection du musée, mais aussi les bâtiments qui l'abritent, le personnel qui s'en occupe et le public qui vient la voir. Cette responsabilité englobe la souscription d'une bonne assurance. Le présent document constitue une initiation très simple aux complexités de l'assurance. Après l'avoir examiné, le Comité d'assurance devra faire une enquête détaillée sur les besoins du musée et les options disponibles.

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