Note N^o 3 :
Rédiger une politique  de la gestion des collections pour le musée

• Introduction
• Ce que le musée devrait collectionner
• Comment acquérir les objets
• Qui a la responsabilité d'acquérir les objets de la collection?
• Comment retirer des objets de la collection
• Comment le musée doit documenter sa collection et en prendre soin
• Le résultat final
• En résumé et bibliographie

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Une politique claire et bien définie peut aider le musée dans sa très importante tâche de contrôler efficacement ses collections. Cette politique devrait être élaborée à partir de là Déclaration de principe du musée et spécifier ce que le musée va collectionner et comment il le fera, ce qu'il fera pour documenter sa collection et en prendre soin, qui sera chargé de rassembler les collections, comment on s'occupera des prêts et comment on prendra des décisions au sujet des objets qui ne conviennent pas à la collection. Cette Politique peut servir d'aide-mémoire pour ceux qui doivent examiner les objets à inclure dans là collection, et aider le musée à maintenir des normes de qualité élevées pour sa collection.

Après avoir rédigé la politique de gestion des collections, on devrait la faire circuler et en discuter avec le conseil de gestion et le personnel pour que tout le monde le comprenne bien. Cette politique devrait être rédigée par le groupe fondateur au moment de la création du musée; s'il s'agit d'un musée déjà existant le conseil de gestion devrait I'élaborer le plus vite possible.

Ce que le musée devrait collectionner

Un des principaux objectifs de la politique de gestion est de définir ce que le musée va collectionner. Une bonne politique devrait déterminer les critères sur lesquels on se basera pour accepter ou refuser des objets tels que l'importance historique, la région géographique, l'époque, I'état des objets, leur fonction, l'utilisation de doubles ou tout autre aspect pertinent. Le terme "importance historique" mérite quelques éclaircissements et la définition suivante est utile. "Un objet significatif du point de vue historique est un objet qui permet de mieux comprendre ou interpréter une coutume, une activité, un événement ou une personnalité du passé. La valeur de cette contribution dépend 1) de son histoire individuelle attestée; 2) de ses caractéristiques matérielles et de son état; 3) de la nature de I'époque de I'événement historique auquel il est associé." (Guthe, Carl E. The Management of Small History Museums, p.27)

Le musée doit être sélectif en choisissant les objets destinés à sa collection. S'il n'est pas capable de les conserver et d'en prendre soin, il vaudrait peut-être mieux les refuser. II faut toujours se rappeler que le musée a pour mandat de préserver les objets à l'intention des générations futures. II ne devrait pas collectionner les pièces uniques en leur genre et

inhabituelles parce qu'elles répondent rarement aux critères d'importance historique. La politique de gestion des collections devrait mentionner que le musée examinera la fonction de chaque objet dont il envisage I'acquisition.

Le musée devrait étudier soigneusement la possibilité de collectionner des doubles d'objets qu'il possède déjà. Dans certains cas les doubles sont utiles. Occasionnellement un article offert est un plus bel exemplaire, ou en meilleur état ou accompagné d'une meilleure documentation que l'objet similaire déjà dans la collection. Parfois le musée réunit des exemplaires de certains objets à des fins de recherches ou d'études. II doit toutefois éviter d'acquérir trop de doubles, parce qu'ils occupent un espace précieux et souvent ne peuvent pas être exposés.

Comment acquérir les objets

La politique de gestion des collections devrait définir comment la manière d'acquérir les objets. Les deux méthodes les plus courantes sont les dons et les achats. Quelle que soit la méthode utilisée, le personnel devrait toujours s'assurer que le transfert de propriété soit accompagné d'un document légal.

Dans le cas des achats, le personnel doit exiger une facture indiquant clairement le nom, I'adresse et le numéro de téléphone du vendeur. Les achats doivent être faits au nom du conseil de gestion.

Pour ce qui est des dons, le personnel devrait demander au donateur de remettre un formulaire signé. La politique de gestion des collections, tout comme les formulaires de don, devrait préciser qu'un objet donné devient la propriété du musée qui pourra l'utiliser comme il l'entend et s'en défaire si cela se révèle nécessaire. Cette politique devrait être clairement expliquée à chaque donateur. Si le donateur insiste pour imposer ses propres conditions, il faudra poliment décliner son offre.

Même si le musée ne dispose pas de fonds pour acheter des objets, il peut malgré tout, comme son intérêt d'ailleurs le dicte, collectionner activement pour enrichir ses collections et illustrer I'histoire de la communauté le plus complètement possible. Pour y arriver, il doit informer continuellement la communauté et le grand public des objets qu'il voudrait acquérir.

La politique de gestion des collections devrait définir clairement la position du musée pour ce qui a trait aux prêts. Vu les difficultés qui surgissent souvent, on devrait décourager les prêts à long terme. Les objets prêtés - dont le musée est responsable - occupent de la place qui devrait être réservée aux collections, et en outre ils augmentent encore les frais sans cesse croissants des assurances. Par contre les prêts à court terme sont vivement recommandés s'ils peuvent être utilisés dans le programme des expositions temporaires. La durée habituelle de ces prêts est de trois à six mois. On peut grandement améliorer les expositions temporaires en y incluant des objets prêtés pour une durée spécifiée. De plus, les prêts provenant du public peuvent stimuler la fierté de la communauté et augmenter le nombre des visites au musée.

Il est important de se rappeler que le musée est responsable de tout dommage causé aux objets en prêt. II faudra donc toujours les faire couvrir par la police d'assurance des objets d'art souscrite par le musée. Ceci entraînera une augmentation de la prime annuelle, qui pourrait être importante si les objets prêtés sont endommagés.

La politique de gestion des collections devrait stipuler les conditions régissant les prêts à d'autres établissements. La politique pourrait par exemple exiger que les objets ne seront prêtés à d'autres établissements qu'à des fins d'exposition, de recherche ou d'éducation.

Qui a la responsabilité d'acquérir les objets de la collection?

Pour éviter les risques de confusion, de double emploi ou d'erreur, la politique devra indiquer clairement les personnes qui seront chargées d'acquérir les objets de la collection. Pour garder le contrôle de la situation il faudra observer les principes suivants lorsque le musée envisage d'accepter un don ou de faire un achat.

1. Tout article offert devrait être préalablement porté à l'attention du conservateur.
2. L'article est ensuite examiné par un Comité des collections ou des acquisitions nommé par le conseil de gestion du musée. Ce Comité comprend généralement le conservateur ou le directeur, un ou plusieurs membres du conseil et certaines personnes du public compétentes en là matière. Ce Comité décide si l'objet sera accepté ou refusé.
3. Dans certains musées, le Comité des collections fait ses recommandations au conseil de gestion, et ensuite celui-ci décide en dernier ressort d'accepter ou de refuser l'objet.

Comment retirer des objets de la collection

C'est également ce même Comité qui est responsable de retirer un objet des collections s'il

constate que cet objet ne répond pas aux critères du règlement de gestion des collections. Ceci se produit le plus souvent quand une collection a été acquise avant l'entrée en vigueur du règlement de gestion des collections. Les objets qui ne répondent pas aux nouveaux critères sont parfois retirés de la collection. Cette mesure est également appelée désacquisition (déclassement).

Le Comité a le choix entre un petit nombre de procédures différentes pour la désacquisition des objets. En général la première étape consiste à offrir de rendre l'objet au donateur ou à sa famille s'il est décédé. Si le musée a remis un reçu pour fins d'impôts au donateur, ce dernier devrait avoir en priorité le droit de racheter l'objet au musée. Si cela est impossible on peut procéder à la désacquisition de trois autres manières énumérées ici par ordre de préférence.

1. proposer à un autre musée d'échanger l'objet contre un autre objet de sa collection
2. le donner à un autre musée ou établissement culturel
3. le vendre et verser I'argent dans le fonds des acquisitions ou des collections.

Vu la possibilité de conflit d'intérêts, la politique de gestion des collections devrait préciser que ni les membres du conseil de gestion ni le personnel ne peuvent acheter un article dont le musée veut se défaire. Si un article est en très mauvais état il faudrait consulter un restaurateur professionnel pour déterminer si l'article doit être détruit et, dans I'affirmative, comment le faire en toute sécurité et sans enfreindre les principes déontologiques.

Comment le musée doit documenter sa collection et en prendre soin

La politique de gestion des collections devrait en outre traiter de deux autres points: les méthodes de documentation et de préservation de la collection. Une bonne politique devrait donner un aperçu des recherches à effectuer sur les objets et préciser comment les cataloguer; elle devrait également mentionner le genre de données que le musée conservera pour sa collection. La préservation et la conservation des objets étant des fonctions importantes du musée, la politique de gestion des collections devrait en traiter également.

Le résultat final

Il serait exceptionnel que deux musées aient une même politique de gestion des collections parce que chaque musée est unique. Bien que les conseils de gestion des musées doivent se pencher sur les questions discutées dans ces notes, les solutions et les lignes de conduite seront différentes d'un musée à I'autre. La politique de gestion des collections ci-après est un bon exemple de la manière dont un musée en Ontario gère sa collection.

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Musée du comté de Lennox et Addington
Politique de gestion des collections

• Le musée du comté de Lennox et Addington a été créé pour collectionner, préserver, étudier, exposer et interpréter des objets qui illustrent le mieux la fondation, le peuplement et le développement du comté de Lennox et Addington et de la région avoisinante de 1783 à aujourd'hui.
• Le terme "collection" utilisé dans cette Politique de gestion des collections signifie I'acquisition d'objets d'importance historique qui contribuent à faire comprendre le comportement humain, des coutumes, des activités, des événements, des institutions et des personnalités du passé.
• Les objets collectionnés doivent être importants pour I'histoire du comté de Lennox et Addington et de la région avoisinante.
• La collection doit être représentative de la culture populaire de 1783 à nos jours et les objets doivent avoir un rapport entre eux. On accordera la priorité aux objets associés à des événements, périodes, épisodes et personnages importants de I'histoire de Lennox et Addington et de la région avoisinante.
• Les objets doivent être dans un état raisonnable pour que le musée puisse atteindre son objectif de préservation en modifiant les objets aussi peu que possible.
• Le musée ne collectionnera pas les curiosités et reliques qui ne contribuent pas de manière significative à mieux faire comprendre I'histoire du comté de Lennox et Addington et de la région avoisinante.
• La tache de déterminer si un article doit être accepté dans là collection du musée incombe au directeur.
• Les objets collectionnés devraient être accompagnés d'une bonne documentation qui indiquerait

1. les circonstances de la découverte et de I'acquisition de l'objet (c-à-d. le lieu, le moment et la personne responsable)
2. le propriétaire original et le fabricant
3. l'usage auquel l'objet était destiné au départ
4. son histoire chronologique
5. tous les autres faits pertinents

Cette documentation doit pouvoir être vérifiée.

• Le musée peut collectionner des articles qui ne sont pas accompagnés d'une documentation complète à condition qu'ils contribuent à mieux faire comprendre des coutumes, des activités, des personnalités ou des événements importants du passé.
• Les objets collectionnés doivent être utiles au musée pour ses expositions et ses activités de recherche et d'interprétation.
• Les objets sont collectionnés pour être exposés dans un contexte historique, et non dans le but être inclus dans la collection. Ceci ne permet toutefois pas de garantir que certains objets déterminés seront exposés.
• Le musée ne collectionnera pas de doubles à moins qu'ils ne soient utiles pour, par exemple, des expositions d'un programme d'extension, des ensembles éducatifs itinérants etc. Chaque double doit avoir une fonction spécifique dans le cadre du programme du musée. Un double sans fonction spécifique ne devrait pas être collectionné.
• Les objets peuvent être acquis par des dons ou des achats.
• Les dons sont censés être inconditionnels.
• Dans des situations jugées critiques par le directeur, un comité des collections composé des membres du conseil de gestion et du directeur peut être appelé à justifier le refus d'une offre de don.
• Le directeur doit être consulté avant tout achat.
• Des objets peuvent être empruntés en vue d'une exposition temporaire pour des périodes de temps spécifiées, conformément aux conditions établies par le conseil de gestion. Tous les détails du prêt doivent figurer au verso du formulaire approprié.
• Le musée peut prêter des objets pour des positions temporaires ou des activités éducatives ayant lieu en dehors du musée. Ces emplacements extérieurs doivent offrir des garanties de sécurité et des conditions environnementales adéquates.
• Le musée doit revoir chaque année le statut des objets empruntés ou prêtés à long terme et le renouveler si c'est souhaitable.
• Le musée peut se défaire d'objets qui ne sont pas significatifs pour I'histoire du comté de Lennox et Addington et de la région avoisinante, de doubles d'objets d'importance historique, et d'objets qui ne présentent aucune utilité pour la recherche, les expositions ou les prêts.
• Pour se défaire de ces articles on utilisera une des méthodes suivantes :

1. les rendre au donateur ou les offrir à sa famille s'il est décédé
2. les offrir à un autre musée ou à une institution éducative ou culturelle
3. les vendre ou les détruire comme solution de dernier recours. Ces objets ne seront pas vendus sur les lieux du musée. On ne permettra en aucune circonstance aux membres du personnel ou du conseil de gestion d'acheter ces articles.

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En résumé

Comme chaque musée est unique en son genre, les personnes les mieux placées pour rédiger une politique de gestion des collections sont celles qui sont le plus directement engagées dans l'exploitation du musée. Le conseil de gestion et le personnel devraient travailler de concert pour élaborer des lignes de conduite appropriées. Seule une politique de gestion des collections écrite à laquelle tout le monde doit se conformer atteindra ses buts. Elle doit être compatible avec les stipulations de la déclaration de principe du musée. Vu l'importance de la collection, il est indispensable d'avoir un cadre de travail pour collectionner et aucun musée ne devrait s'en passer.

Lectures complémentaires

Alexander, Edward P. Museums in Motion. Nashville, Tennessee: American Association for State and Local History, 1979. chapitre 7.

Burcaw, G. Ellis. Introduction to Museum Work. Nashville, Tennessee: American Association for State and Local History, 1975. chapitre 7.

Guthe, Carl E. The Management of Small History Museums. Nashville, Tennessee: American Association for State and Local History, 1964.

Kramer, Eugene F. "Collecting Historical Artifacts: An Aid for Small Museums", American Assocation for State and Local History, Technical Leaflet 6. History News, Vol. 25, n^o 8, (août 1970).

MacBeath, George et S. James Gooding (éds.). Basic Museum Management. Ottawa: Association des musées canadiens, 1969. pp. 43-62.

Reibel, Daniel B. Registration Methods for Small Museums. Nashville, Tennessee: American Association for State and Local History, 1978.

Note :

Le ministère de la Culture tient à remercier le Musée du comté de Lennox et Addington de lui avoir permis d'utiliser sa politique de gestion des collections. Pour ne pas nuire à la clarté de ce texte technique nous avons omis les sections qui concernent spécifiquement la structure administrative du Musée du comté de Lennox et Addington.