Note N^o 1 :
Le conseil du musée : son organisation et ses fonctions

• Introduction
• Organisation du conseil
• Composition du conseil
• Responsabilités du conseil
• Le conseil et le directeur du musée
• Déclarations de politique
• Financement du musée
• Autres responsabilités
• Bibliographie

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Le conseil du musée (conseil de fiducières, conseil de gestion, comité de gestion) est I'organe qui dirige le musée. En cette qualité il assume la responsabilité du musée et de sa collection qu'il détient en fiducie pour la communauté présente et les communautés futures. Il accepte toute la responsabilité légale pour I'institution, en contrôle les finances, institue la politique et veille à atteindre les objectifs qui sont la raison d'être du musée. À cause de l'importance de ces fonctions, il est essential de comprendre clairement le rôle et les responsabilités du conseil considéré comme un ensemble ainsi que les obligations de chaque fiduciaire particulier. Dans cette publication nous attirerons I'attention sur les caractéristiques sans lesquelles un conseil de musée ne peut être efficace, et nous suggérerons en quoi devraient consister ses principles responsabilités.

Organisation du conseil

Un conseil de musée peut être organisé de plusieurs manières. Sa structure devrait être déterminée en fonction des besoins de l'institution. Le nombre de ses membres reflétera probablement I'importance de l'institution qu'il sert et la communauté dans laquelle I'institution est située. Dans un conseil idéal les membres seraient suffisamment nombreux pour représenter les intérêts multiples et différents de la communauté, sans l'être trop afin de pouvoir travailler ensemble efficacement. On a observé que lorsque les membres sont trop nombreux, le conseil risque d'être trop rigide et de manquer de souplesse. Des difficultés peuvent se manifester quand il faut, par exemple, atteindre un quorum lors d'une réunion ou dans un cas d'urgence.

La Loi sur les municipalités de l'Ontario (L.R.O. 1990, Chap. M45) prévoit que:

• Les municipalités possèdent et gèrent les musées historiques publics. Le conseil d'une municipalité peut nommer des personnes possédant les compétences nécessaires pour être choisies comme membres du conseil, et leur nombre devra paraître suffisant pour qu'elles puissent agir en son nom comme un conseil de gestion.
• Les membres d'un conseil de gestion nommés aux termes de cette disposition devront exercer leurs fonctions à la satisfaction du conseil qui les a nommés; s'ils ne sont pas révoqués, ils conserveront leurs fonctions jusqu'à l'expiration du mandat du conseil qui les a nommés et jusqu'à ce que leurs successeurs soient nommés; ils ont le droit d'être nommés une nouvelle fois.

Des organisations non municipales comme des sociétés d'histoire et d'autres groupes communautaires pourraient avoir intérêt à s'organiser officiellement (et légalement) en se constituant en société. Normalement, la procédure à suivre consiste à passer par un des organismes ci-après:

1. Industrie Canada, Direction générale des Corporations, du gouvernement fédéral,
2. le ministère de la Consommation et du Commerce de l'Ontario, direction des Compagnies, qui administre la Partie III de la Loi sur les compagnies et associations de l'Ontario, ou
3. dont la constitution de la Société historique de l'Ontario permet aux organisations membres affiliées d'être incluses dans le cadre de cette Loi tout en conservant leur statut d'affiliées.

L'organisme qui demande à être constitué en société doit déclarer tous ses objectifs, les qualités (et Ies catégories) requises pour devenir membre, les conditions détaillées pour adhérer, les activités des membres et des dirigeants, les règlements intemes, la liquidation définitive de I'avoir en cas de dissolution, et tous les autres renseignements qui décrivent ce que l'organisme veut être, en quoi consisteront ses activités et comment il se propose d'atteindre ces objectifs.

Un musée communautaire est le plus souvent géré ou administré par un organisme qui a des intérêts autres que ceux du musée proprement dit. Dans certains cas il peut avoir avantage à s'organiser et à se constituer en société de musée lorsque l'organisme a des objectifs qui se rapportent directement à I'administration d'un musée.

Lorsque l'on installe le nouveau conseil, les membres devraient être nommés pour un terrne d'un, deux ou trois ans. Après l'expiration d'un premier terrne d'un ou de deux ans, on pourrait remplacer celui-ci par un terme standard de trois ans, ce qui permettrait de maintenir la continuité dans le conseil et d'instaurer un roulement régulier entre les membres. Cette méthode est utilisée dans les conseils oú les membres sont soit nommés soit élus.

GénéraIement, un conseil choisit ses dirigeants (président, secrétaire correspondant et trésorier) pour des termes d'un an au début de chaque année civile. Ces trois dirigeants forment le comité exécutif qui détient I'autorité et agit au nom du conseil plénier durant les intervalles entre les réunions officielles. Certains conseils de musée créent des comités permanents pour certains domaines précis comme les additions, les expositions, les financements et ainsi de suite. Ces comités donnent des rapports et des avis au conseil dans le domaine oú ils ont compétence. Des membres de la communauté peuvent faire partie de ces comités en même temps que le directeur du musée et un ou deux membres du conseil.

Le directeur du musée (dans certaines institutions le conservateur ou le conservateur-directeur) fait en général fonction de secrétaire rapporteur pour le conseil. Il occupe ce poste de plein droit mais toutefois il ne devrait pas voter lors des décisions du conseil.

Un conseil de musée avec statut Iégal (c'est-à-dire le conseil d'un musée appartenant à un organisme constitué en société) devrait avoir un acte constitutif et un règlement qui décrivent clairement les objectifs du musée ainsi que les diverses tâches et responsabilités du conseil, de ses dirigeants et de ses comités. Pour exécuter leurs tâches de manière satisfaisante, les nouveaux membres du conseil devraient suivre un programme d'orientation et recevoir des renseignements de base suffisants pour les aider à s'acquitter de leurs devoirs.

Composition du conseil

Un conseil de musée efficace doit être constitué en fonction de la diversité de la communauté qu'il dessert. Les membres du conseil qui représentent des groupes communautaires doivent apporter leurs talents et la connaissance de leurs associés au service du musée. En même temps ils peuvent être les porte-parole du musée auprès de leurs groupes. Une personne capable d'avoir une vue d'ensemble des besoins globaux du musée et de la communauté peut devenir un excellent membre du conseil.

Des représentants de groupes communautaires qui offrent leur soutien financier ou bénévole au musée (sociétés d'histoire, organismes de femmes etc.) peuvent également être membres d'un conseil de musée.

Être membre d'un conseil de musée est une responsabilité envers la communauté qui exige que le titulaire fasse don de son temps et de son énergie. Les personnes qui considèrent ces postes comme des symboles de réussite sociale ou comme un tremplin pour leurs propres ambitions ne sont pas à leur place dans un conseil qui veut remplir sa mission. Pour qu'un conseil puisse opérer efficacement ses membres doivent être instamment priés d'être présents à toutes les réunions. Par sa participation active aux travaux du conseil, chaque membre individuel peut apporter sa contribution personnelle à I'amélioration du musée. En tolérant la domination d'un membre ou d'une petite coterie, l'efficacité d'un conseil ne tardera pas à être ébranlée. Les membres du conseil doivent tous collaborer entre eux et avec le directeur et le personnel du musée pour mettre au point des règlements et créer des programmes pour enrichir aussi bien le musée que la communauté.

Les membres du conseil doivent, individuellement et collectivement:

• faire preuve d'un engagement envers le développement du musée comme une solide ressource communautaire,
• être conscients des caractéristiques sociales et économiques des diverses sections de la communauté,
• comprendre les méthodes commerciales, financières et politiques,
• être capables de travailler coopérativement et avec altruisme pour les meilleurs intérêts du musée et
• être disposés à consacrer leur temps et leur travail aux tâches dévolues aux membres du conseil.

Responsabilités du conseil

Parmi les principales responsabilités du conseil nous citerons:

• employer un directeur, un directeur-conservateur ou un conservateur,
• élaborer la déclaration de principe du musée,
• élaborer par écrit la politique qui régira le fonctionnement du musée et définira ses programmes,
• obtenir les fonds nécessaires pour appliquer les programmes du musée et
• s'assurer que le musée atteint les objectifs pour lesquels il a été créé, et que la collection soit entretenue et conservée dans des conditions adéquates.

Le conseil et le directeur du musée

Le directeur a une tâche particulièrement importante. C'est lui qui est responsable de la gestion quotidienne en tenant compte des règlements et des limites budgétaires déterminés par le conseil. Pour éviter les risques de confusion et de friction il est nécessaire de définir clairement la différence entre les fonctions du conseil et le rôle du directeur et de le leur bien faire comprendre. Le conseil devrait apporter son plein appui à la compétence professionnelle du directeur pour permettre à celui-ci d'appliquer la politique du musée. Quand le directeur a des difficultés dans sa gestion quotidienne il devrait les signaler au conseil et résoudre avec celui-ci les modifications dans la politique d'un manière coopérative.

Déclarations de politique

Les décisions du conseil concernant les priorités et le rôle du musée dans la communauté prennent la forme de déclarations de politique rédigées par écrit. Ces déclarations doivent traiter au moins des domaines ci-aprés:

• déclaration de principe (les objectifs)
• recherche
• administration des registres de la collection
• formation du personnel
• expositions
• programmes d'interprétation et d'éducation
• conservation de la collection

Le conseil a en outre d'autres questions de politique à examiner et à clarifier:

• les rapports du directeur et de personnel du musée avec le conseil
• l'utilisation publique de I'édifice pour des fins autres que celles proprement dites d'un musée (p.ex. conférences générales, réunions d'éclaireuses/boy-scouts, ventes de charité)
• la gestion financière et la rédaction des états financiers
• les règlements concernant l'institution et son personnel (p.ex. heures d'ouverture, besoins en personnel)
• le code moral et les conflits d'intérêts (pour le conseil et pour le personnel)
• le règlement sur le tabac et la consommation de nourriture dans le musée
• les rapports entre le musée et les autres organismes de la communauté, et les rapports avec d'autres musées
• si et comment le musée pourra accepter des prêts d'autres personnes ou organisations, et comment le musée prêtera une ou des collections à d'autres organismes, personnes ou musées

Les déclarations de politique devraient être faites par écrit et mises à la disposition de tous les membres du conseil et du personnel pour prévenir le risque d'interprétations personnelles et d'interprétations erronées.

Financement du musée

Le conseil a la responsabilité de trouver des fonds adéquats pour son fonctionnement et pour les programmes décrits dans les déclarations de politique. II doit se renseigner sur les sources des fonds qu'il peut obtenir auprès du gouvernement et du secteur privé, ainsi que sur les démarches à entreprendre pour obtenir leur appui financier.

Chaque année le conseil présente un budget annuel approuvé à l'organisation propriétaire du musée. Ce budget indique les besoins spécifiques pour les programmes et les dépenses de fonctionnement, et donne un bilan des dépenses totales de I'année basé sur le budget annuel autorisé et le(s) programme(s).

Autres responsabilités

Le conseil devrait connaître les lois municipales, provinciales et fédérales pouvant I'affecter. Il devrait apporter tout son appui aux nouvelles lois susceptibles de favoriser ses meilleurs intérêts.

Un musée a besoin d'un programme de relations publiques pour I'aider dans ses collectes de fonds et dans ses activités destinées à élargir son audience.

Pour exécuter leurs tâches en tenant compte des meilleurs intérêts du musée, les membres du conseil devraient déclarer publiquement tous les conflits d'intérêts potentiels.

Afin de profiter de toutes les ressources du musée -- le personnel, les collections, les fonds et les locaux -- il serait souhaitable que les membres du conseil s'inscrivent à des organismes dont le but est de promouvoir les diverses fonctions des musées. Parmi celles-ci nous citerons:

L'Association des musées canadiens
280, rue Metcalfe, piéce 400
Ottawa (Ontario)
K2P IR7

L'Association des musées de l'Ontario
50, rue Baldwin
Toronto (Ontario)
M5R 3P6

La Société historique de l'Ontario
34, avenue Parkview
North York (Ontario)
M2N 3Y2

Interprétation Canada
C.P. 2667, Succursale D
Ottawa (Ontario)
KIP 5W7

L'Association des galeries publiques de l'Ontario
489, ouest, rue King, pièce 306
Toronto (Ontario)
M5V IK4

Bibliographie

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